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Les Missions du Convention Bureau :
Le Convention Bureau assure la promotion de la destination au niveau international en s'appuyant sur son réseau de Bureaux de représentatuion à l'étranger.
La mise en place, dès 1995, d'une politique de promotion globale de la destination en matière de tourisme d'affaires, lui a permis de fédérer les partenaires touristiques et de générer des affaires à court, moyen et long terme. Présent sur les principaux marchés émetteurs du tourisme d'affaires, il propose l'ensemble des structures et entités touristiques de la Principauté, en matière d'organisation de manifestations professionnelles : réunions, incentives, séminaires, congrès, conventions, salons....
Grâce à la politique mise en place par le Gouvernement monégasque, l'activité en matière de Tourisme d'Affaires suit une constante progression depuis les années 70. Le Tourisme d'Affaires représente, aujourd'hui, plus de 30% du volume total des nuitées annuelles générées en Principauté.
En tant que Service du Gouvernement, entièrement gratuit, le Convention Bureau fournit un conseil global au niveau de la destination, fédère l'ensemble des partenaires touristiques autour des projets à moyens et longs termes et pré;pare avec eux les dossiers de candidature.
Sa souplesse d'intervention, son adaptabilité et sa neutralité lui permettent d'être une force de propositions à différents stades de la mise en oeuvre d'un projet :
- participation à la définition du concept et à l'analyse des besoins du client et de l'adéquation de l'offre globale de la destination à son projet,
- optimisation des moyens à mettre en oeuvre pour concrétiser le projet en collaboration avec les différents professionnels,
- validation du cahier des charges,
- proposition finale et du suivi du projet.
Ses Objectifs :
L'objectif principal du Convention Bureau est de proposer à chaque organisateur un cadre d'accueil qui soit adapté à sa manifestation. De plus, il peut fournir aux professionnels de l'organisation qui le souhaite une assistance jusqu'à la réalisation finale de leur projet. Le caractère institutionnel de la Direction du Tourisme et des Congrès offre aux organisateurs la sécurité de la perrénité des propositions à moyen et long terme.
Le Convention Bureau assure vis à vis de la Destination :
- la constitution et la mise à jour des bases de données de prospection sur les différents marchés,
- la mise en oeuvre de son réseau informatique et l'étend à l'ensemble des Bureaux à l'étranger,
- l'animation et l'offre de services " plus " sur le site Internet ,
- une veille technologique, au sens large, qui permet d'adapter l'offre aux nouvelles attentes de la clientèle en matière d'organisation,
- la recherche de nouvelles niches de marchés, au niveau des congrès et salons internationaux,
- la promotion de la Destination Monaco dans sa globalité, en organisant des présentations, sur les différents marchés, en collaboration avec ses Bureaux à l'étranger et les différents partenaires (hôteliers, agences réceptives, transporteurs, centres attractifs ....). Si vous souhaitez participer à l'une de nos présentations, veuillez nous faire parvenir vos coordonnées,
- la représentation de la Principauté sur les grands salons touristiques internationaux,
- le dépôt des candidatures internationales de la Destination Monaco,
- la mise en place d'opérations de relations publiques, en vue de la création en Principauté d'un Club de Décideurs Européens,
- la gestion de la logistique de réunions institutionnelles pour le compte du Gouvernement.
Le Convention Bureau assure vis à vis des clients et des prospects :
- l'étude gratuite de la faisabilité du projet,
- la recherche des disponibilités en Principauté (salles/hôtels et autres lieux),
- l'élaboration de la première approche budgétaire (sans engagement de la part du client),
- l'organisation des visites d'inspection de la Destination (coordination du programme de visite avec le client et les partenaires, accompagnement durant la visite) afin de sélectionner les lieux les mieux adaptés au projet du client,
- la constitution du cahier de candidature personnalisé, en collaboration avec les partenaires retenus par le client,
- la création de présentation ad hoc sous format multimédia en 3 langues (français, anglais, italien) de la destination, l'assistance de professionnels du convention Bureau Monaco pour soutenir la candidature et la fourniture de matériel promotionnel,
- la constitution du groupe de travail qui suivra le client durant les différentes phases de son projet,
- la préparation, la coordination et l'harmonisation des contrats hôteliers et de l'échéancier des paiements,
- la mise à disposition gratuite et en quantité de documentation en 8 langues sur la destination (plan de ville, restaurants, musées etc..) au cours de la promotion de la manifestations puis lors de son déroulement en Principauté.
Le Convention Bureau s'implique aux côtés de ses clients et prospects en demeurant un interlocuteur attentif de l'élaboration à la réalisation finale de leur projet.
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